Списание дебиторской задолженности

Любая фирма не может существовать без партнерских отношений. Чтобы обязательства были выполнены надлежащим образом и в срок, с контрагентами заключаются договоры. Но в жизни всегда есть место непредвиденным обстоятельствам, из-за которых может образоваться дебиторская задолженность. Как правильно ее списать и в какие сроки? Расскажем далее.

Виды дебиторской задолженности

Бухгалтерский учет выделяет три вида дебиторки:

1. нормальная (дата погашения еще не подошла);
2. сомнительная;
3. безнадежная.

С нормальной дебиторской задолженностью все ясно. Особого внимания заслуживают последние две разновидности долговых обязательств.

Сомнительная

Сомнительная дебиторская задолженность характеризуется определенными признаками:

• возникла в результате продажи товаров, услуг, работ;

• не погашена вовремя (срок определен договором, законом или обычаям делового оборота);
• не выдавалась под залог, поручительство или как гарантия для банка.

Авансы и штрафные санкции к сомнительной дебиторской задолженности не относятся.

Безнадежная

Главное отличие безнадежного долга от сомнительного заключается в том, что его нельзя погасить. Дебиторка считается безнадежной, если присутствует одно из условий:

• истек срок исковой давности для взыскания долга;
• партнер не может исполнить обязательства из-за вынесения государственного или внутрифирменного акта (например, о банкротстве или закрытии компании);

• не удается разыскать должника, его собственность и другое ценное имущество;
• у должника нет активов, которые можно взыскать в счет долга.

Самые распространенные причины возникновения безнадежной дебиторской задолженности — закрытие фирмы-должника и окончание сроков исковой давности.

Безнадежную дебиторскую задолженность невозможно взыскать.

Основания для списания дебиторской задолженности

Существует три законных основания для аннулирования обязательств:

1. Оплата долга

Наиболее предпочтительный способ списания дебиторской задолженности. Должник выполняет взятые на себя обязательства, а фирма закрывает дебиторку.

2. Прощение долга

Расценивается как бесплатная передача активов должнику. Если фирма имеет финансовый интерес в прощении долга, она может списать его в расходы. Но налоговая не всегда соглашается с такой позицией, поэтому включать сумму в эту статью не рекомендуется.

3. Признание долга безнадежным

Если компания находится на общей системе налогообложения, безнадежная дебиторка учитывается во внереализационных расходах. В случае с «упрощенкой» так делать нельзя.

Налоговая не советует списывать прощенную дебиторскую задолженность в расходы.

Порядок списания дебиторской задолженности

Процедура проходит в несколько этапов:

1. Инвентаризация

Бухучет требует точных и объективных данных. Это достигается путем инвентаризации задолженностей. Процедура проводится согласно установленному в фирме регламенту или по распоряжению директора.

В ходе инвентаризации дебиторку проверяют по заключенным договорам и основаниям возникновения. Каждая сумма исследуется на предмет сомнительности или безнадежности.

Итоги оформляются в виде акта в двух экземплярах: один передается в бухгалтерию, второй остается у инвентаризационной комиссии. Акт имеет стандартный бланк ИНВ-17, но компания может использовать лично разработанную форму.

Перед началом инвентаризации проводят сверку с каждым контрагентом.

2. Оформление справки

Сотрудник, отвечающий за работу с дебиторами, исследует итоги инвентаризации. На каждый долг с истекшим сроком исковой давности он оформляет бухгалтерскую справку о списании. В ней указываются:

• наименование контрагента-должника;
• дата и причины появления долга;
• сумма задолженности;
• дата окончания искового периода;
• действие по задолженности (списание).

3. Подтверждение даты и размера списания

Чтобы отчитаться перед налоговой, одного акта и справки недостаточно. Также следует подготовить:

• соглашения купли-продажи товара (оказания услуг, выполнения работ);
• акты выполненных работ, приемки-передачи, сверки;
• товарные накладные;
• платежки и другие аналогичные бумаги.

4. Оформление приказа на списание

Документ не имеет унифицированной формы, поэтому обычно используется фирменный бланк компании. В приказе прописывают:

• основания списания дебиторской задолженности (ст. 196 ГК РФ, акт инвентаризации, бухгалтерская справка);
• размер долга;
• указание отразить списание в учете;
• лицо, ответственное за исполнение приказа.

Документ подписывает руководитель и передает в бухгалтерию для проведения операции.

5. Отражение списания в бухгалтерском учете

Процедура имеет несколько нюансов. Главное для бухгалтера — определить наличие или отсутствие резервов. В зависимости от этого, используются следующие проводки:

Вид бухгалтерских проводок зависит от наличия или отсутствия резервов по сомнительной задолженности.

Документы для списания дебиторской задолженности

Для бумажного оформления списания дебиторки потребуются:

• инвентаризационный акт;
• справка из бухгалтерии;
• подписанный приказ руководителя.

Если к моменту проведения инвентаризации комиссия еще не сформирована, понадобится приказ о ее учреждении.

Срок списания дебиторской задолженности

По закону дебиторскую задолженность можно списать через три года с даты ее образования. Именно такой срок установлен для ее взыскания через суд.

Указанный период может прерываться, если:

• кредитор предъявил официальный судебный иск;
• неплательщик признал свой долг и прислал подтверждающие документы (например, акт сверки).

После этого срок начинает отсчитываться снова, но в совокупности не может превышать 10 лет с момента образования.

Учтите, что с 2018 года не нужно ждать 3 года, чтобы списать долги юридических лиц, которые исключены из ЕГРЮЛ. Списать дебиторку можно на дату их удаления из реестра.

С частными предпринимателями исключения из ЕГРИП недостаточно для списания дебиторской задолженности. Для этого должно быть выполнено одно из условий:

• смерть ИП;
• объявление банкротом;
• признание приставами, что местоположение должника неизвестно.

Причина такой сложности — ИП отвечают по долгам всем своим имуществом.

Срок исковой давности по взысканию дебиторской задолженности — 3 года.

Подведем итог

Списание дебиторской задолженности — важная процедура, которую нужно проводить своевременно и с учетом требований закона. Иначе фирма рискует нарваться на штрафы. Также перед списанием важно убедится, что проведена полная инвентаризация и издан соответствующий приказ.

Дебиторская задолженность — важный актив юрлица. Поэтому ее списание обеспечит достоверность бухгалтерской отчетности и поможет скорректировать налоговую базу, позволив правильно начислить фирме налоги.